Chaque module, et le problème qu’il règle.
Komunityoo est conçu autour du vrai travail d’un bureau exécutif. Chaque section part du problème, puis montre ce qui change.
Connaissez chaque membre, et chaque famille.
Le problème
Qui a rejoint le mois dernier ? Quels enfants appartiennent à quelle famille ? Ce membre est-il actif, ou suspendu depuis la dernière assemblée ? Les réponses dorment dans de vieux tableurs et dans la mémoire d’une seule personne, qui part avec elles à la prochaine élection.
Ce que fait Komunityoo
- Une fiche par membre, avec son statut (actif, suspendu, radié) et ses rôles
- Des familles avec un chef de famille, y compris les enfants et proches non membres
- L’historique de chaque changement, pour ne plus dépendre de la mémoire de quelqu’un
- Des distinctions (Awards) pour reconnaître les membres qui font vivre la communauté
Le résultat
Une liste de membres fiable pour tout le bureau, même après une élection.
Chaque dollar justifié. Tontine comprise.
Le problème
Les membres demandent sans cesse combien ils doivent. Le calendrier de la tontine est la photo d’une feuille. Un prêt d’il y a deux ans est « presque remboursé ». Avant chaque assemblée générale, le trésorier passe des soirées à refaire les comptes, et quelqu’un les conteste quand même.
Ce que fait Komunityoo
- Un portefeuille pour chaque membre et chaque famille, avec un solde à jour qu’ils peuvent consulter
- Tontines : les cotisations de chaque tour, qui reçoit la cagnotte, qui est en retard
- Prêts entre la communauté et ses membres, avec les remboursements et le reste à payer
- Un historique complet des transactions que personne ne peut réécrire en douce
- Des rapports par membre, famille ou événement, exportés en PDF ou Excel pour l’assemblée
Le résultat
Le rapport du trésorier est prêt avant l’assemblée, et personne n’a besoin de croire qui que ce soit sur parole.
Des réunions et des événements qui se gèrent seuls.
Le problème
Réunions mensuelles, galas, deuils, fêtes de fin d’année : chaque fois, il faut recueillir les inscriptions, faire l’appel, facturer et relancer les absents. À la main, la moitié n’est jamais faite.
Ce que fait Komunityoo
- Des types d’événements avec vos règles : forfait, par membre ou par membre de famille
- Invitations et inscriptions, membre par membre ou famille par famille
- Présences prises sur place, absences et retards enregistrés
- Frais imputés automatiquement au bon compte, membre ou famille
- Activités et requêtes des membres suivies au même endroit
Le résultat
À la fin de la réunion, les présences, les frais et le suivi sont déjà faits.
Quand un membre a besoin d’aide, la communauté est prête.
Le problème
La solidarité est la raison d’être de la plupart des communautés. Mais quand un membre perd un parent ou doit rentrer au pays, tout se décide dans la précipitation : qui est couvert, qui a cotisé, combien est versé. Les erreurs blessent justement ceux qu’on voulait aider.
Ce que fait Komunityoo
- Des programmes d’assistance avec vos propres règles : décès, maladie, rapatriement, naissances, éducation
- Membres et familles s’inscrivent, et vous savez à tout moment qui est couvert
- Les demandes examinées et approuvées par les bons responsables
- Cotisations et versements enregistrés : chaque contributeur voit où va l’argent
Le résultat
L’aide arrive vite à la famille, et la confiance grandit à chaque dossier.
Vos règles, appliquées de la même façon pour tous.
Le problème
Des règles appliquées différemment d’une fois à l’autre créent des tensions. Les décisions reviennent à celui qui parle le plus fort dans le groupe. Et chaque nouveau bureau repart de zéro, sans l’historique du précédent.
Ce que fait Komunityoo
- Un tableau de bord qui montre membres, argent et événements dès la connexion
- Des sondages pour que les membres votent, avec un résultat clair pour tous
- Des sanctions par règle ou par décision : amendes pour absence, retard ou paiement tardif, avertissements, suspensions, toujours avec un motif et un historique
- Rôles et permissions : chaque responsable voit exactement ce dont son rôle a besoin
- Supervision pour les fédérations : une vue d’ensemble de chaque communauté, qui garde ses propres données
Le résultat
Moins de disputes, des décisions plus justes, et le prochain bureau hérite d’une maison en ordre.
La bonne information, les bons fichiers, le matériel rangé.
Le problème
Les groupes de discussion noient les informations importantes. Procès-verbaux et statuts disparaissent quand un responsable quitte son poste. Et les chaises, tentes et haut-parleurs de la communauté sont prêtés sans savoir qui les a.
Ce que fait Komunityoo
- Des messages à tous les membres, à un groupe ou au bureau, dans la langue de chaque membre
- Chaque membre choisit les notifications qu’il reçoit
- Les documents (statuts, procès-verbaux, rapports) au même endroit, visibles selon le rôle
- Inventaire et prêts de matériel, avec dates de retour, cautions et rappels
Le résultat
Tout le monde est informé, les documents survivent au bureau, et le matériel revient.
Voyez-le avec votre propre communauté.
Une démonstration de 30 minutes, adaptée au fonctionnement de votre bureau.