Politique de confidentialité

Introduction

Bienvenue sur Komunityoo, une plateforme infonuagique de gestion communautaire développée, exploitée et commercialisée par Think Numeric Inc., une société constituée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (Canada Business Corporations Act) et établie en Ontario, Canada.

La présente Politique de confidentialité explique comment Think Numeric Inc. recueille, utilise, communique, protège, conserve et traite les renseignements personnels dans le cadre de la fourniture des Services Komunityoo.

Komunityoo est conçu pour permettre aux Organisations de créer, gérer et développer leurs Communautés tout en protégeant la vie privée de leurs Membres et Utilisateurs.

La protection des renseignements personnels constitue une valeur fondamentale de Think Numeric Inc. Nous nous engageons à traiter les renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment :

• les lois canadiennes applicables;

• la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE / PIPEDA);

• les lois provinciales applicables;

• le Règlement général sur la protection des données (RGPD) lorsque applicable;

• ainsi que toute autre législation applicable selon le pays où une Organisation est établie.

En utilisant Komunityoo, les Organisations, les Communautés et les Utilisateurs reconnaissent avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité.

1. Champ d'application

La présente Politique s'applique à tous les renseignements personnels traités par Think Numeric Inc. dans le cadre de la fourniture des Services Komunityoo.

Elle s'applique notamment :

• aux visiteurs du site Web;

• aux Organisations;

• aux Administrateurs d'Organisation;

• aux Administrateurs de Communauté;

• aux Membres;

• aux Utilisateurs;

• aux personnes communiquant avec notre équipe de soutien;

• ainsi qu'à toute autre personne utilisant la Plateforme.

2. Qui sommes-nous

Komunityoo est une plateforme développée et exploitée par :

Think Numeric Inc.

Ontario

Canada

Think Numeric Inc. agit comme fournisseur de la Plateforme Komunityoo.

Les Organisations utilisant Komunityoo demeurent responsables de la gestion des renseignements personnels qu'elles recueillent auprès de leurs Communautés et de leurs Membres, conformément aux lois qui leur sont applicables.

3. Définitions

Aux fins de la présente Politique :

Organisation désigne toute organisation utilisant Komunityoo.

Communauté désigne une communauté administrée par une Organisation.

Utilisateur désigne toute personne autorisée à accéder à la Plateforme.

Membre désigne un Utilisateur appartenant à une ou plusieurs Communautés.

Renseignements personnels désignent toute information concernant une personne physique identifiable.

Plateforme désigne Komunityoo.

Services désignent les fonctionnalités offertes par Komunityoo.

Organisation et Données des Communautés désignent les données créées ou administrées dans un environnement Komunityoo.

4. Les renseignements personnels que nous recueillons

Les catégories de renseignements personnels que nous recueillons dépendent de la manière dont Komunityoo est utilisé, des Services auxquels une Organisation souscrit et des fonctionnalités qu'elle active.

4.1 Renseignements relatifs au Compte

Nous pouvons recueillir notamment :

• prénom;

• nom;

• adresse courriel;

• nom d'utilisateur;

• langue préférée;

• informations d'authentification;

• statut du compte.

Ces renseignements sont nécessaires afin de créer, administrer et sécuriser l'accès à la Plateforme.

4.2 Renseignements relatifs au Profil

Selon les fonctionnalités activées par une Organisation, un profil peut comprendre notamment :

• photographie;

• numéro de téléphone;

• adresse;

• date de naissance;

• sexe;

• biographie;

• profession;

• compétences;

• centres d'intérêt;

• coordonnées d'urgence;

• ou tout autre renseignement ajouté volontairement par l'Utilisateur ou exigé par l'Organisation.

La collecte de ces renseignements est déterminée par chaque Organisation.

4.3 Renseignements relatifs aux Organisations

Nous recueillons les renseignements nécessaires à la gestion des Organisations clientes, notamment :

• nom de l'Organisation;

• adresse;

• pays;

• coordonnées administratives;

• personne-ressource;

• adresse courriel professionnelle;

• numéro de téléphone;

• plan d'abonnement;

• préférences de configuration;

• informations de facturation (à l'exclusion des informations de paiement).

4.4 Renseignements relatifs aux Communautés

Les Communautés peuvent gérer notamment :

• les Membres;

• les rôles;

• les comités;

• les groupes de travail;

• les bénévoles;

• les adhésions;

• les événements;

• les activités;

• les communications.

Les renseignements recueillis dans une Communauté sont déterminés par l'Organisation concernée.

4.5 Communications

Lorsque les fonctionnalités correspondantes sont utilisées, la Plateforme peut traiter :

• les annonces;

• les messages;

• les notifications;

• les courriels envoyés par l'intermédiaire de Komunityoo;

• les demandes d'envoi de SMS;

• les demandes d'envoi de messages WhatsApp.

Le contenu de ces communications demeure sous la responsabilité de l'Organisation qui les envoie.

4.6 Documents et Contenus

La Plateforme peut traiter notamment :

• documents;

• formulaires;

• procès-verbaux;

• rapports;

• images;

• photographies;

• vidéos;

• fichiers;

• commentaires;

• publications;

• certificats;

• ou tout autre contenu téléversé par une Organisation, une Communauté ou un Utilisateur.

4.7 Données techniques

Lors de l'utilisation de la Plateforme, nous pouvons recueillir automatiquement certaines informations techniques, notamment :

• adresse IP;

• type de navigateur;

• système d'exploitation;

• type d'appareil;

• identifiants de session;

• journaux techniques;

• date et heure des connexions.

Ces renseignements sont utilisés principalement à des fins de sécurité, de diagnostic, d'amélioration des Services et d'administration de la Plateforme.

4.8 Journaux d'activité

Afin d'assurer la sécurité, la traçabilité et le bon fonctionnement de la Plateforme, Komunityoo peut enregistrer certaines activités, notamment :

• connexions;

• déconnexions;

• modifications importantes;

• changements de permissions;

• activités administratives;

• journaux d'audit;

• événements de sécurité;

• erreurs système.

Ces journaux contribuent à la détection des incidents, aux enquêtes de sécurité et au respect des exigences de conformité.

4.9 Témoins de connexion (Cookies)

Le site Web et la Plateforme peuvent utiliser des témoins (cookies) et des technologies similaires afin notamment de :

• maintenir la session d'un Utilisateur;

• assurer la sécurité;

• mémoriser certaines préférences;

• améliorer les performances;

• produire des statistiques d'utilisation, lorsque ces fonctionnalités sont activées.

Les détails concernant l'utilisation des témoins sont décrits dans la Politique relative aux témoins (Cookies).

4.10 Traitement des paiements

Komunityoo permet aux Organisations de percevoir notamment :

• des cotisations;

• des abonnements;

• des dons;

• des paiements d'événements;

• des frais d'inscription;

• ou d'autres paiements.

Les transactions financières sont traitées directement par des fournisseurs de services de paiement indépendants.

À la date de publication de la présente Politique, Stripe est le principal fournisseur de services de paiement utilisé par Komunityoo.

Think Numeric Inc. ne recueille, ne traite et ne conserve jamais :

• les numéros de carte bancaire;

• les codes CVV/CVC;

• les numéros de compte bancaire;

• ou toute autre donnée de paiement sensible.

Think Numeric Inc. peut uniquement recevoir certaines informations limitées nécessaires à l'exploitation de la Plateforme, notamment :

• l'identifiant de transaction;

• le statut du paiement;

• le montant;

• la devise;

• la date du paiement;

• le nom du payeur;

• le statut de l'abonnement.

Les traitements effectués par Stripe sont régis par les conditions et la politique de confidentialité de Stripe.

5. Rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels

Komunityoo est une plateforme qui permet à des Organisations de créer, administrer et développer leurs propres Communautés.

Dans ce contexte, la protection des renseignements personnels repose sur un modèle de responsabilité partagée entre Think Numeric Inc., les Organisations et les Communautés.

Chaque acteur joue un rôle distinct afin d'assurer une gouvernance responsable des renseignements personnels et de maintenir un niveau élevé de sécurité, de confidentialité et de conformité.

5.1 Responsabilités de Think Numeric Inc.

Think Numeric Inc. agit comme fournisseur de la plateforme Komunityoo.

À ce titre, Think Numeric Inc. est notamment responsable de :

• développer, exploiter et maintenir la Plateforme;

• assurer la disponibilité et la performance des Services;

• mettre en œuvre des mesures techniques, organisationnelles et administratives appropriées afin de protéger les renseignements personnels et les données hébergées sur la Plateforme;

• assurer la sécurité de l'infrastructure, des applications et des services infonuagiques utilisés pour fournir Komunityoo;

• surveiller la sécurité de la Plateforme et intervenir en cas d'incident;

• effectuer les mises à jour, correctifs et améliorations de sécurité nécessaires;

• traiter les renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à la prestation des Services ou lorsque les lois applicables l'exigent;

• respecter les obligations légales qui lui incombent en tant que fournisseur de services.

Think Numeric Inc. ne détermine pas les renseignements personnels qu'une Organisation décide de recueillir ni les finalités pour lesquelles ces renseignements sont utilisés dans le cadre de ses propres activités.

5.2 Responsabilités des Organisations

Chaque Organisation demeure responsable de la gouvernance des renseignements personnels qu'elle recueille, utilise et administre dans son environnement Komunityoo.

À ce titre, chaque Organisation est notamment responsable de :

• déterminer les renseignements personnels qu'elle souhaite recueillir;

• définir les finalités pour lesquelles ces renseignements sont utilisés;

• créer, administrer, suspendre ou supprimer ses Communautés;

• nommer les Administrateurs de l'Organisation;

• attribuer les rôles et les permissions;

• définir les politiques internes applicables à ses Communautés;

• déterminer les durées de conservation des renseignements personnels lorsque cela relève de ses responsabilités;

• veiller au respect des lois applicables à ses activités;

• superviser les traitements réalisés dans son environnement Komunityoo;

• sensibiliser ses Administrateurs et ses Communautés aux bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

L'Organisation demeure responsable des activités réalisées par ses Administrateurs et par les Communautés qu'elle administre.

5.3 Responsabilités des Communautés

Les Communautés administrent les renseignements personnels de leurs Membres dans les limites des permissions qui leur sont accordées par leur Organisation.

Les Administrateurs de Communauté jouent un rôle essentiel dans la protection des renseignements personnels des Membres dont ils assurent la gestion.

À ce titre, ils sont notamment responsables de :

• administrer les Membres de leur Communauté;

• protéger les renseignements personnels auxquels ils ont accès;

• appliquer les politiques, procédures et directives établies par leur Organisation;

• gérer les rôles, les permissions et les accès des Membres;

• utiliser les mécanismes de sécurité mis à leur disposition par la Plateforme et exigés par leur Organisation, notamment l'authentification multifacteur (MFA/2FA), lorsque cette fonctionnalité est disponible;

• protéger les comptes administratifs contre tout accès non autorisé;

• retirer ou ajuster rapidement les accès lorsqu'un Utilisateur ou un Administrateur n'a plus besoin d'y accéder;

• signaler sans délai à leur Organisation tout incident de sécurité, toute utilisation non autorisée ou toute activité suspecte susceptible d'affecter les renseignements personnels ou la sécurité de la Plateforme;

• contribuer à la sensibilisation des Membres aux bonnes pratiques de sécurité lorsque cela est pertinent.

Les Communautés exercent ces responsabilités sous l'autorité de leur Organisation et conformément aux permissions qui leur sont accordées.

5.4 Responsabilités des Utilisateurs

Chaque Utilisateur demeure responsable des renseignements personnels qu'il fournit ainsi que de l'utilisation qu'il fait de la Plateforme.

Chaque Utilisateur s'engage notamment à :

• fournir des renseignements exacts, complets et à jour;

• protéger les identifiants associés à son Compte;

• utiliser la Plateforme conformément aux présentes Conditions et aux politiques de son Organisation;

• préserver la confidentialité des renseignements personnels auxquels il peut avoir accès;

• signaler rapidement toute utilisation non autorisée de son Compte ou tout incident de sécurité dont il a connaissance.

Les Utilisateurs demeurent responsables des contenus qu'ils créent, téléversent, publient ou partagent au moyen de la Plateforme.

5.5 Modèle de responsabilité partagée

La protection des renseignements personnels sur Komunityoo repose sur un modèle de responsabilité partagée.

Dans ce modèle :

• Think Numeric Inc. est responsable de la sécurité, de l'exploitation, de la maintenance et de l'évolution de la Plateforme ainsi que de la protection de son infrastructure.

• Chaque Organisation est responsable de la gouvernance des renseignements personnels traités dans son environnement Komunityoo, de la gestion de ses Communautés et de l'application des exigences légales qui lui sont applicables.

• Chaque Communauté est responsable de l'administration des renseignements personnels des Membres qu'elle gère, de l'application des politiques établies par son Organisation et de l'utilisation des mécanismes de sécurité mis à sa disposition.

• Chaque Utilisateur est responsable de la protection de son Compte, de ses identifiants d'authentification et de l'utilisation sécuritaire de la Plateforme.

La protection des renseignements personnels repose sur la collaboration de l'ensemble de ces acteurs. Le non-respect des responsabilités incombant à une Organisation, à une Communauté ou à un Utilisateur peut compromettre la sécurité des renseignements personnels et des Services.

6. Finalités du traitement des renseignements personnels

Think Numeric Inc. traite les renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture, à l'exploitation, à la sécurisation et à l'amélioration de la Plateforme Komunityoo.

Les Organisations déterminent les finalités des renseignements personnels qu'elles recueillent et utilisent dans le cadre de leurs propres activités.

Selon les fonctionnalités utilisées, les renseignements personnels peuvent être traités notamment aux fins suivantes.

6.1 Fourniture des Services

Les renseignements personnels sont utilisés afin de :

• créer et administrer les Comptes;

• permettre l'authentification des Utilisateurs;

• fournir les Services de la Plateforme;

• gérer les Organisations et les Communautés;

• permettre la collaboration entre les Utilisateurs;

• assurer le bon fonctionnement des fonctionnalités offertes.

6.2 Gestion des Membres et des Communautés

Les Organisations et les Communautés peuvent utiliser les renseignements personnels afin notamment de :

• administrer les Membres;

• gérer les adhésions;

• gérer les rôles et les permissions;

• administrer les comités;

• gérer les bénévoles;

• gérer les événements;

• gérer les inscriptions;

• produire des listes de Membres;

• assurer le fonctionnement de leurs activités.

Les finalités poursuivies par une Organisation relèvent de sa propre responsabilité.

6.3 Communications

Les renseignements personnels peuvent être utilisés afin de permettre aux Organisations et aux Communautés de communiquer avec leurs Membres, notamment au moyen :

• des notifications de la Plateforme;

• des courriels;

• des SMS;

• des messages WhatsApp;

• des annonces;

• des rappels d'événements;

• des communications administratives.

L'Organisation demeure responsable du contenu et des destinataires de ces communications.

6.4 Gestion des événements

Les renseignements personnels peuvent être utilisés afin de :

• gérer les événements;

• traiter les inscriptions;

• confirmer les participations;

• communiquer les renseignements relatifs aux événements;

• produire des listes de présence;

• gérer les bénévoles associés aux événements.

6.5 Gestion des abonnements et des paiements

Les renseignements personnels peuvent être utilisés afin de :

• vérifier le statut d'un abonnement;

• confirmer un paiement;

• produire un reçu;

• assurer le rapprochement des transactions;

• gérer les cotisations;

• gérer les dons;

• assurer le soutien relatif aux paiements.

Les paiements sont traités par des fournisseurs de services de paiement indépendants.

Think Numeric Inc. ne recueille ni ne conserve les informations de carte bancaire.

6.6 Soutien technique

Les renseignements personnels peuvent être utilisés afin de :

• répondre aux demandes d'assistance;

• résoudre des incidents;

• diagnostiquer des problèmes techniques;

• communiquer avec les Organisations;

• améliorer la qualité du soutien.

6.7 Sécurité de la Plateforme

Les renseignements personnels et les données techniques peuvent être utilisés afin de :

• authentifier les Utilisateurs;

• protéger les Comptes;

• détecter les activités suspectes;

• prévenir les accès non autorisés;

• détecter les fraudes;

• protéger les données hébergées;

• assurer la journalisation des activités;

• réaliser des enquêtes en matière de sécurité.

6.8 Respect des obligations légales

Think Numeric Inc. peut traiter certains renseignements personnels afin de :

• respecter les lois applicables;

• répondre à une ordonnance d'un tribunal;

• satisfaire à une demande d'une autorité compétente;

• protéger ses droits;

• protéger les droits des Organisations, des Communautés ou des Utilisateurs;

• prévenir les activités frauduleuses ou illégales.

6.9 Amélioration de la Plateforme

Think Numeric Inc. peut utiliser certaines informations techniques, statistiques ou d'utilisation afin de :

• améliorer les performances de la Plateforme;

• développer de nouvelles fonctionnalités;

• améliorer l'expérience utilisateur;

• corriger les anomalies;

• améliorer la sécurité;

• planifier les évolutions futures de Komunityoo.

Dans la mesure du possible, ces analyses sont réalisées à partir de données agrégées ou dépersonnalisées.

7. Bases juridiques du traitement

Selon le pays dans lequel une Organisation est établie, le traitement des renseignements personnels peut reposer sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

• le consentement de la personne concernée;

• l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles;

• le respect d'une obligation légale;

• la protection des intérêts vitaux d'une personne;

• l'exécution d'une mission d'intérêt public, lorsque cela est applicable;

• les intérêts légitimes poursuivis par Think Numeric Inc. ou par une Organisation, sous réserve des droits et libertés des personnes concernées.

Chaque Organisation demeure responsable de déterminer la base juridique applicable aux traitements qu'elle réalise dans le cadre de ses propres activités.

Think Numeric Inc. traite les renseignements personnels nécessaires à la fourniture des Services conformément aux lois applicables et aux ententes conclues avec les Organisations.

8. Communication des renseignements personnels

Think Numeric Inc. ne vend pas les renseignements personnels et ne les communique pas à des tiers à des fins de marketing.

Les renseignements personnels ne sont communiqués que dans les circonstances prévues par la présente Politique, lorsque cela est nécessaire à la prestation des Services, lorsque les lois applicables l'exigent ou avec l'autorisation de l'Organisation concernée.

8.1 Communication aux Organisations

Lorsqu'un Utilisateur accède à Komunityoo dans le cadre d'une Organisation, les renseignements personnels nécessaires à la gestion de son Compte, de son adhésion ou de sa participation peuvent être accessibles aux Administrateurs de cette Organisation, conformément aux rôles et permissions configurés dans la Plateforme.

8.2 Communication aux Communautés

Les renseignements personnels peuvent être accessibles aux Administrateurs des Communautés auxquelles un Membre appartient, uniquement dans la mesure nécessaire à l'administration de cette Communauté et selon les permissions accordées par l'Organisation.

Les Communautés demeurent responsables de protéger les renseignements personnels auxquels elles ont accès.

8.3 Fournisseurs de services

Think Numeric Inc. peut communiquer certains renseignements personnels à des fournisseurs de services agissant pour son compte lorsque cela est nécessaire à la fourniture des Services.

Ces fournisseurs peuvent notamment fournir des services liés :

• à l'hébergement infonuagique;

• à l'envoi de courriels;

• à l'envoi de SMS;

• à l'envoi de messages WhatsApp;

• au traitement des paiements;

• à la surveillance de la sécurité;

• à la sauvegarde des données;

• au soutien technique;

• aux communications;

• à l'analyse de la performance des Services.

Ces fournisseurs ne sont autorisés à traiter les renseignements personnels que dans la mesure nécessaire à l'exécution des services qui leur sont confiés et conformément aux obligations contractuelles conclues avec Think Numeric Inc.

8.4 Traitement des paiements

Lorsque les Organisations utilisent les fonctionnalités de paiement offertes par la Plateforme, les transactions sont traitées directement par un fournisseur de services de paiement indépendant.

À la date de publication de la présente Politique, Komunityoo utilise Stripe comme principal fournisseur de services de paiement.

Think Numeric Inc. ne reçoit ni ne conserve les renseignements de carte bancaire, les codes CVV/CVC ou les numéros de compte bancaire.

Seules les informations nécessaires à la gestion des abonnements, à la confirmation des paiements et au soutien à la clientèle peuvent être communiquées à Think Numeric Inc.

8.5 Obligations légales

Think Numeric Inc. peut communiquer des renseignements personnels lorsqu'une telle communication est requise ou autorisée par les lois applicables, notamment :

• en réponse à une ordonnance judiciaire;

• en réponse à une demande d'une autorité compétente;

• pour prévenir une fraude;

• pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de Think Numeric Inc., d'une Organisation, d'une Communauté, d'un Utilisateur ou d'un tiers;

• pour faire respecter les présentes Conditions ou toute autre entente applicable.

8.6 Transactions commerciales

Dans l'éventualité d'une fusion, d'une acquisition, d'une restructuration, d'une vente d'actifs ou de toute autre opération commerciale impliquant Think Numeric Inc., certains renseignements personnels peuvent être communiqués aux parties concernées dans la mesure nécessaire à l'évaluation ou à la réalisation de cette transaction.

Dans un tel cas, Think Numeric Inc. prendra des mesures raisonnables afin d'assurer que les renseignements personnels demeurent protégés conformément à la présente Politique.

8.7 Avec le consentement de la personne concernée

Think Numeric Inc. peut communiquer des renseignements personnels lorsque la personne concernée y consent expressément ou lorsqu'elle demande qu'une telle communication soit effectuée.

9. Hébergement et résidence des données

Komunityoo est conçu afin de permettre aux Organisations d'héberger leurs données dans un pays ou une région compatible avec leurs exigences légales, réglementaires ou contractuelles, lorsque cette option est offerte par Think Numeric Inc.

Lors de la création ou de la configuration de leur environnement Komunityoo, les Organisations peuvent choisir un pays ou une région d'hébergement parmi les options proposées.

Chaque Organisation demeure responsable de sélectionner un emplacement d'hébergement conforme aux lois qui lui sont applicables.

9.1 Traitement international

Dans certaines circonstances, certains renseignements personnels peuvent être accessibles depuis un autre pays lorsque cela est nécessaire afin de :

• fournir les Services;

• assurer le soutien technique;

• effectuer des sauvegardes;

• assurer la continuité des activités;

• maintenir la sécurité de la Plateforme;

• ou fournir les Services par l'intermédiaire de fournisseurs autorisés.

Lorsque des transferts internationaux sont nécessaires, Think Numeric Inc. met en œuvre des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques appropriées afin d'assurer un niveau de protection adéquat des renseignements personnels.

9.2 Choix de la région d'hébergement

Lorsque cette fonctionnalité est disponible, une Organisation peut choisir le pays ou la région où seront hébergées les données de son environnement Komunityoo.

Ce choix ne limite pas les traitements techniques temporaires pouvant être nécessaires pour :

• la surveillance des Services;

• la maintenance;

• les sauvegardes;

• les interventions de soutien;

• la reprise après sinistre;

• ou toute autre opération technique nécessaire à la fourniture sécuritaire des Services.

10. Mesures de sécurité

Think Numeric Inc. met en œuvre des mesures techniques, administratives et organisationnelles raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, l'utilisation abusive, la divulgation, l'altération ou la destruction.

Les mesures de sécurité sont adaptées à la nature des renseignements personnels traités, aux risques identifiés ainsi qu'à l'évolution des technologies et des menaces.

10.1 Sécurité de la Plateforme

Selon les Services utilisés, les mesures de sécurité peuvent notamment comprendre :

• le chiffrement des données en transit;

• le chiffrement des données au repos;

• l'authentification des Utilisateurs;

• la gestion des identités et des accès;

• les contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC);

• la journalisation des activités;

• la surveillance de la sécurité;

• la gestion des vulnérabilités;

• les mises à jour et correctifs de sécurité;

• les sauvegardes;

• les mécanismes de reprise après sinistre;

• les tests de sécurité;

• ainsi que toute autre mesure jugée appropriée par Think Numeric Inc.

Think Numeric Inc. améliore continuellement son programme de sécurité afin de répondre à l'évolution des risques, des technologies et des exigences réglementaires.

10.2 Responsabilités des Organisations

Chaque Organisation est responsable de la sécurité des renseignements personnels qu'elle administre dans son environnement Komunityoo.

Elle est notamment responsable :

• d'attribuer les rôles et permissions appropriés;

• de limiter les accès aux personnes autorisées;

• de définir et appliquer ses propres politiques de sécurité;

• de gérer les Comptes administratifs;

• de sensibiliser ses Administrateurs et ses Utilisateurs aux bonnes pratiques de sécurité;

• de respecter les lois applicables à ses activités.

10.3 Responsabilités des Communautés

Les Communautés contribuent à la protection des renseignements personnels des Membres qu'elles administrent.

Les Administrateurs de Communauté sont notamment responsables de :

• protéger les renseignements personnels auxquels ils ont accès;

• appliquer les politiques de sécurité établies par leur Organisation;

• utiliser les mécanismes de sécurité mis à leur disposition par la Plateforme;

• activer et utiliser l'authentification multifacteur (MFA/2FA) lorsque cette fonctionnalité est disponible et exigée par leur Organisation;

• protéger leurs Comptes administratifs;

• gérer les permissions accordées aux Membres;

• retirer rapidement les accès devenus inutiles;

• signaler sans délai tout incident de sécurité ou toute activité suspecte à leur Organisation.

10.4 Responsabilités des Utilisateurs

Chaque Utilisateur contribue à la protection de ses renseignements personnels et de ceux auxquels il a accès.

Chaque Utilisateur est notamment responsable de :

• protéger les identifiants de son Compte;

• choisir un mot de passe robuste lorsque cette méthode d'authentification est utilisée;

• ne pas partager ses identifiants;

• protéger les appareils utilisés pour accéder à la Plateforme;

• signaler rapidement toute utilisation non autorisée de son Compte;

• respecter les politiques de sécurité de son Organisation.

10.5 Incidents de sécurité

Think Numeric Inc. met en œuvre des procédures permettant de détecter, d'évaluer, de contenir et de traiter les incidents de sécurité susceptibles d'affecter la Plateforme ou les renseignements personnels.

Lorsqu'un incident de sécurité présente un risque significatif et que les lois applicables l'exigent, Think Numeric Inc. avisera l'Organisation concernée dans les meilleurs délais raisonnablement possibles.

Chaque Organisation demeure responsable des notifications qu'elle est tenue d'effectuer auprès de ses Membres, de ses Communautés, des autorités compétentes ou de toute autre personne concernée, lorsque les lois applicables l'exigent.

11. Conservation et suppression des renseignements personnels

Think Numeric Inc. conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire à la fourniture des Services, au respect de ses obligations contractuelles, de ses obligations légales et de ses politiques internes de conservation.

Chaque Organisation demeure responsable de définir, lorsque cela relève de ses responsabilités, les périodes de conservation applicables aux renseignements personnels qu'elle administre.

11.1 Durée de conservation

Les renseignements personnels peuvent être conservés notamment :

• pendant toute la durée de l'utilisation de la Plateforme;

• pendant la durée nécessaire au soutien technique;

• pendant les périodes de sauvegarde;

• pendant les périodes prévues par les lois applicables;

• pendant toute période nécessaire à la résolution d'un différend ou à l'exercice de droits légaux.

11.2 Suppression

À l'expiration des périodes de conservation applicables, les renseignements personnels sont supprimés, anonymisés ou rendus définitivement inaccessibles, conformément aux politiques de conservation de Think Numeric Inc. et aux lois applicables.

Sous réserve des fonctionnalités offertes par la Plateforme et des ententes applicables, une Organisation peut demander l'exportation de ses données avant leur suppression définitive.

11.3 Sauvegardes

Les renseignements personnels peuvent demeurer temporairement présents dans les copies de sauvegarde jusqu'à l'expiration des cycles de conservation applicables.

Ces sauvegardes demeurent protégées par les mêmes mesures de sécurité que les autres données de la Plateforme.

12. Vos droits

Selon les lois applicables dans votre pays ou votre territoire, vous pouvez bénéficier de certains droits relativement aux renseignements personnels vous concernant.

Sous réserve des exigences légales et des responsabilités des Organisations utilisant Komunityoo, vous pouvez notamment exercer les droits suivants.

12.1 Droit d'accès

Vous pouvez demander à savoir si des renseignements personnels vous concernant sont traités et, lorsque les lois applicables le permettent, obtenir une copie de ces renseignements.

12.2 Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de renseignements personnels inexacts, incomplets ou périmés.

Certaines corrections peuvent être effectuées directement à partir de votre profil lorsque cette fonctionnalité est offerte par votre Organisation.

12.3 Droit de suppression

Vous pouvez demander la suppression de certains renseignements personnels lorsque les lois applicables le permettent.

Ce droit peut toutefois être limité lorsque les renseignements doivent être conservés afin de respecter une obligation légale, contractuelle ou réglementaire.

12.4 Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.

Le retrait du consentement n'affecte pas la légalité des traitements effectués avant ce retrait.

12.5 Droit d'opposition ou de limitation

Lorsque les lois applicables le prévoient, vous pouvez demander la limitation de certains traitements ou vous opposer à ceux-ci.

12.6 Droit à la portabilité

Lorsque les lois applicables le permettent et lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander la communication de certains renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

12.7 Exercice de vos droits

Les Utilisateurs qui utilisent Komunityoo dans le cadre d'une Organisation doivent généralement adresser leurs demandes relatives à leurs renseignements personnels à leur Organisation, laquelle est responsable de la gestion des renseignements personnels qu'elle recueille et administre.

Think Numeric Inc. collaborera avec les Organisations afin de leur permettre de répondre aux demandes lorsque cela est requis et dans la mesure prévue par les lois applicables.

13. Témoins (cookies) et technologies similaires

Komunityoo et son site Web peuvent utiliser des témoins (« cookies ») ainsi que des technologies similaires afin d'assurer le bon fonctionnement de la Plateforme, d'améliorer l'expérience utilisateur, de renforcer la sécurité et, lorsque cela est permis, de produire des statistiques d'utilisation.

Les témoins peuvent notamment servir à :

• maintenir une session active;

• mémoriser certaines préférences;

• protéger les Comptes contre les accès non autorisés;

• améliorer la performance de la Plateforme;

• faciliter la navigation;

• mesurer l'utilisation des Services lorsque ces fonctionnalités sont activées.

Lorsque les lois applicables l'exigent, les Utilisateurs pourront gérer leurs préférences relatives aux témoins au moyen des mécanismes mis à leur disposition.

Des renseignements complémentaires concernant l'utilisation des témoins peuvent être publiés dans une Politique relative aux témoins (Cookies) distincte.

14. Protection des enfants

Komunityoo est destiné aux Organisations et à leurs Utilisateurs.

La Plateforme n'est pas conçue pour recueillir intentionnellement des renseignements personnels directement auprès d'enfants, sauf lorsque cela est permis par les lois applicables et dans le cadre des activités légitimes d'une Organisation.

Les Organisations demeurent responsables de s'assurer qu'elles disposent des autorisations ou des bases juridiques nécessaires lorsqu'elles recueillent des renseignements personnels concernant des personnes mineures.

Si Think Numeric Inc. apprend que des renseignements personnels ont été recueillis en violation des lois applicables, elle prendra les mesures raisonnables afin de traiter la situation conformément à ses obligations légales.

15. Modifications de la présente politique

Think Numeric Inc. peut modifier la présente Politique de confidentialité afin notamment :

• de tenir compte de l'évolution de la Plateforme;

• d'ajouter de nouvelles fonctionnalités;

• de répondre à l'évolution des lois applicables;

• d'améliorer les mesures de sécurité;

• de refléter l'évolution de ses activités.

Lorsque les modifications sont importantes, Think Numeric Inc. prendra les mesures raisonnables afin d'en informer les Organisations, notamment au moyen :

• d'une notification dans la Plateforme;

• d'un courriel;

• d'une publication sur le site Web;

• ou de tout autre moyen approprié.

La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après l'entrée en vigueur des modifications constitue une acceptation de la version mise à jour de la présente Politique, sous réserve des droits reconnus par les lois applicables.

16. Nous joindre

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec Think Numeric Inc. aux coordonnées publiées sur le site Web officiel de Komunityoo.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Eric Nkamgnia, informaticien, directeur de Think Numeric Inc.

Courriel : contact@komunityoo.com · Téléphone : +1 416 508 3431 · Toronto (Ontario), Canada

Si vous utilisez Komunityoo dans le cadre d'une Organisation, nous vous recommandons de communiquer en premier lieu avec votre Organisation pour toute question relative aux renseignements personnels qu'elle recueille, utilise ou administre dans son environnement Komunityoo.

Think Numeric Inc. collaborera avec les Organisations afin de faciliter le traitement des demandes lorsque cela est approprié et conformément aux lois applicables.

Entrée en vigueur

La présente Politique de confidentialité entre en vigueur à la date indiquée sur la première page du présent document.

Elle remplace toute version antérieure publiée par Think Numeric Inc. relativement à la protection des renseignements personnels dans le cadre de la Plateforme Komunityoo.